Blog, Industrie 4.0

#266 – Information und Kommunikation als Prozess

Das Büro: Ort des Austauschs und der Inspiration
Die Corona-Pandemie hat uns den Stellenwert intensiver Kommunikation näher gebracht. Auch wenn wir «Alten» uns das vielfach nicht eingestehen, haben wir in den letzten zwei Jahren unter einem Kommunikationsdefizit gelitten. Wir waren teilweise isoliert, mit unseren Gedanken alleingelassen. Die ursprüngliche Begeisterung zu Beginn der Pandemie im Frühjahr 2020 für die Arbeit im «Homeoffice» ist der Erkenntnis gewichen, dass der Austausch unter Kolleg:innen auf Distanz markant schwieriger ist. Die emotionale Bedeutung des Büros wird trotz dem Arbeiten von zu Hause zunehmen, glaubt der Architekt Antonino Vultaggio im Interview mit world-architects vom 4. April 2022. Zuhause muss man viel aktiver sein als im Büro, man muss Fragen stellen und Anrufe organisieren, um auf dem Laufenden zu bleiben. Auch die soziale Komponente ist betroffen. Digitale Meetings und Telefonate, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails können die persönliche Interaktion nicht ersetzen. Wir mussten erkennen: Das Homeoffice ist nicht der primäre Arbeitsplatz der Zukunft; es ergänzt vielmehr die bestehende Vielfalt an Arbeitsformen.

SBCZ – Online Übertragung von Veranstaltungen während der Corona-Pandemie 2020-2022

Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen
Insbesondere kreative Prozesse werden auch weiterhin im Büro stattfinden, wo Menschen miteinander interagieren. Im Korridor, vor der Kaffeemaschine oder beim gemeinsamen Zmittag offenbaren sich oft spontan Lösungen zu anstehenden Problemen. Dafür müssen die Räumlichkeiten so gestaltet sein, dass Mitarbeitende gerne zusammenkommen, gleichzeitig muss aber weiterhin konzentriertes Arbeiten möglich sein. Das bedingt die Schaffung unterschiedlicher Orte, je nach Aufgabenstellung. Die Corona-Krise hat aber auch Schwachstellen der verschiedenen Zusammenarbeitsmodelle beleuchtet. «Es gibt ein paar Trends, die dazu geführt haben, dass Meetings während der Corona-Krise ineffizient wurden», sagt Philipp Kolo, Personalexperte bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). «Mehr Leute in einem Meeting zuzuschalten, ist in einer Videokonferenz sehr einfach. Das hat Vorteile, es bedarf aber auch einer sehr viel höheren Stringenz im Sitzungsmanagement.» Häufige Klagen: eine zu grosse Teilnehmerschar, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur. Im Artikel auf ZEIT ONLINE vom 12. April 2022 «Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen» der Deutschen Presse-Agentur (dpa), stellen die Autoren fest, wie das Management und Mitarbeitende einen steigenden Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen – mit potenziell schädlichen Folgen für Unternehmen und Motivation der Belegschaft.

Die Kosten qualvoller Sitzungen
Der von ineffizienten Besprechungen verursachte Schaden kann demnach weit über die reine Zeitverschwendung hinausgehen. Gemäss Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg, sind Besprechungen immer dann sinnvoll, wenn gemeinsam Probleme gelöst, Prozesse abgestimmt oder neu angepasst werden müssen oder wenn auf Krisen reagiert werden muss. Doch ein mehr oder minder offenes Geheimnis in vielen Unternehmen ist, dass firmeninterne Politik, Macht- und Kompetenzgerangel eine mindestens ebenso grosse Rolle spielen wie das eigentliche Thema der Besprechungen. «Die Schätzungen zu verschwendeten Kosten durch ineffektive Meetings schwanken etwas in der Literatur, sind aber ein in der Forschung anerkanntes und weitreichendes Problem», sagt Professorin Lehmann-Willenbrock. Sie stellt fest: «Der mangelnde Return on Investment bei Meetings betrifft insbesondere Führungskräfte, da diese extrem viel Arbeitszeit in unterschiedlichen Sitzungen verbringen und gleichzeitig höhere Personalkosten erzeugen.» «Schwafelige» Meetings sind aber auch schädlich für das psychologische Wohlbefinden und das Engagement der einzelnen Mitarbeitenden. BCG-Personalexperte Kolo meint: «Wichtig ist die Strukturierung der Sitzungen, die Reduzierung der Teilnehmerzahl, und die Begrenzung der Zeit. Und: Dass ganz klar ist, was jeder Teilnehmer beitragen kann und soll.» Am Ende des Meetings sollten die To-Dos festgelegt sein, inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitplan. Sitzungsprotokolle müssen innerhalb Tagesfrist den Teilnehmenden zum Kommentar zugänglich sein.

«Two Pizza Teams» und «Brownbag-Lunch»
Philipp Kolo verweist auf die grossen US-Techkonzerne, in der Unternehmenswelt bekannt für ihre straffen Vorgaben. Ein Beispiel sind die bei Amazon üblichen «Two Pizza Teams». Eine Arbeitsgruppe samt ihrer Meetings soll nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden. Ein Amazon-Meeting dauert in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten, die Zeit soll exakt eingehalten werden. Auftakt ist das gemeinsame Lesen eines zuvor vorbereiteten maximal sechsseitigen Dokuments, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Apropos Stand: Manche Unternehmen räumen die Stühle aus ihren Sitzungszimmern und statten diese mit Stehtischen aus, sagt BCG-Berater Kolo. «Dann gibt es keine Meetings mehr, in denen die Leute sitzen, Kaffee trinken und Kekse essen.» Doch es gibt auch die sinnvolle Möglichkeit Essen, Lernen und Kommunikation zu kombinieren. Als ehemaliger Leiter der SBCZ Schweizer Baumuster-Centrale Zürich, übernahm ich erfolgreich, das aus den USA bekannte Format des Brownbag-Lunch: Man trifft sich über Mittag im Konferenzzimmer, wo das Management bei Sandwich und Getränk über anstehende Entscheide kommuniziert. In der Centrale sind es jeweils über hundert Gäste, welche sich in der Mittagspause beim offerierten Brownbag-Lunch über ein aktuelles Thema in der Bauwirtschaft informieren. Im Anschluss besteht die Möglichkeit sich mit Referierenden bilateral auszutauschen, ohne die übrigen Teilnehmenden mit überflüssigen Fragen zu langweilen.

«kompetenz60plus.ch»
Mit unserer Erfahrung aus der analogen, zusammen mit Erkenntnissen aus der digitalen Welt, sind wir «Alten» gerne bereit, diese mit KMU’s oder im Team mit jungen Forschenden und Wissenschaftern auf Augenhöhe zu teilen. Suchen Sie einen Mentor, eine Mentorin oder Coach, «kompetenz60plus.ch» ist ein Sammelbecken für kompetente Senioren, die sich aktiv an der Diskussion über die Zukunft beteiligen wollen. Bitte bringen Sie sich ein und registrieren Sie Ihre Kompetenz kostenlos hier. Wir freuen uns auch über Ihre Kontaktnahme per Mail an: werner@kompetenz60plus.ch, oder hinterlassen Sie Ihren Kommentar weiter unten. Danke!

Werner K. Rüegger, dipl. Arch. SIA AIA
Projektadministrator und Initiator


Ein Projekt «von uns. für uns.»
Web: kompetenz60plus.ch I Mail: werner@kompetenz60plus.ch I
Linkedin: kompetenz60plus.ch | facebook: wernerkruegger

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#230 – Spielerische Zusammenarbeit

Corona verändert unser Leben
Am 20. Juli 2021 wurde auf SRF das erste von fünf Segmenten im SommerCLUB ausgestrahlt. Diskutiert wurden, unter geladenen Fachleuten, die bisherigen Erkenntnisse aus dem Pandemie-Management. Neben der fehlenden oder mangelhaften Digitalisierung auf allen Ebenen, war man vor allem erstaunt über die Abhängigkeit vom Ausland in unserer global organisierten Wertschöpfungskette. Dies zeigte sich beispielsweise in der unerwarteten Knappheit von wichtigen Medikamenten, dem plötzlichen Mangel an chemischen Grundstoffen oder fehlenden Laborreagenzen im Gesundheitswesen. Zwar gab es anfänglich leere Regale in den Supermärkten, aber eine eigentliche Knappheit an Lebensmitteln bestand nie. Die Pandemie deckte vor allem Mängel in der Kommunikation auf. Wie diese mit Hilfe vorhandener Technologien verbessert werden könnte, zeigt das folgende Beispiel aus der Planungs- und Baubranche.

Der virtuelle Arbeitsplatz, mehr als «Homeoffice»
Seit März 2020 ist der Geschäftsverkehr stark beeinträchtigt. Dies hat einen grossen Einfluss auf die Architektur- und Designwelt, in der die Kommunikation zwischen Bauherrschaften, Fachplanenden, Produzierenden und Bauunternehmungen grosser, komplexer Projekte über Zoom fast unmöglich ist. Als Berater, Coach und Mentor fehlt auch mir der «grosse Tisch» zum spontanen Austausch mit Notizen und Skizzen. Zuviel Zeit und Ressourcen werden mit einer nur bedingt «reibungslosen» Technik für die Zusammenarbeit aufgewendet. Schon in den 1990-er Jahren war ich als Experte im ETH Projekt «A Tool Set for the Virtual AEC Company» mit Prof. Dr. Gerhard Schmitt, Lehrstuhl CAAD involviert. Da präsentierte sich die folgende Pressemitteilung im ARCHITECTURE Magazine vom 15. Juli 2021 als grosser Lichtblick. Die darin beschriebene Kollaborations-Plattform zur Entwicklung von Bauprojekten, lässt sich durchaus an die Bedürfnisse anderer Industrien anpassen. Gemäss dem Bericht investieren UNStudio und BIG – Bjarke Ingels Group in «SpaceForm», einem virtuellen Arbeitsplatz, der in der Cloud gehostet wird, eine Plattform, die Teams in Projekte auf jedem Gerät eintauchen lässt, entwickelt vom Londoner Studio Squint/Opera. (Video 1:40 Minuten)

Die Partner
Die Partner haben sich mit SpaceForm zusammengetan, um gemeinsam eine virtuelle Echtzeit-Meeting- und Präsentationsplattform zu entwickeln, die auf über 30 Jahre Erfahrung in der Projektzusammenarbeit aufbaut. Ein integrativer Designprozess, bei dem alle Beteiligten eine Stimme haben ist von grösster Bedeutung. SpaceForm ermöglicht eine verbesserte Teamkommunikation und vereinfacht die Interaktion mit Kunden auf Distanz. Arbeitssitzungen simulieren die physischen Möglichkeiten im Austausch zum Designprozess mittels raffinierter Technik und intuitiver Bedienung. Mit Blick auf die Zukunft kann es globalen Teams helfen, aus der Ferne effektiver zu präsentieren und zu entwerfen und so den Reisebedarf zu reduzieren.

UNStudio, 1988 von Ben van Berkel (64) und Caroline Bos (62) gegründet, ist ein internationales Netzwerk, das sich auf Architektur, Innenarchitektur, Produktdesign, Städtebau und Infrastrukturprojekte spezialisiert hat. UNStudio hat sechs Büros in Amsterdam, Shanghai, Hongkong, Frankfurt, Dubai und Melbourne mit über 200 Mitarbeitenden aus 27 Ländern.

Der Däne Bjarke Ingels (47) gründete BIG in 2006, mit Büros in Kopenhagen, New York, London und Barcelona. Die Gruppe umfasst Leute aus den Gebieten Architektur, Design, Städtebau, Landschaftsarchitektur, Innenarchitektur und Produktdesign sowie Forschung und Entwicklung. Geführt wird das Büro von 24 Partnerinnen, 54 Assoziierten und 18 Direktorinnen.

Der virtuelle Arbeitsplatz in der Realität. Bild: SpaceFrom, UNStudio

Die Software
Der erste Prototyp von SpaceForm wurde 2018 gebaut, seitdem wurde er mit Hilfe des Epic MegaGrant und den Rückmeldungen vieler Architektinnen und Designerinnen weiterentwickelt. Der aktuelle Prototyp ist eine 3D-Multi-User-Plattform zur Präsentation von Architekturentwürfen und digitalen Zwillingsdaten in Echtzeit. Jan Heuff (40), Squint/Opera Director und SpaceForm CEO sagt darüber: «Wir haben einen Gaming-Technologie-Stack verwendet, der Fortnite sehr ähnlich ist, und ihn auf die Welt der Architektur und des Designs angewendet». Der Einsatz immersiver Echtzeit-Gaming-Technologie in der gebauten Umgebung ist aufregend, da sie neue Wege eröffnet, die noch unbebaute Welt zu erkunden und mit ihr in Kontakt zu treten. Echtzeitumgebungen ermöglichen es den Leuten, zu fühlen, wie ein Raum aussehen könnte, wenn Sie diesen Raum mit Ihrem Team und Ihren Kunden gemeinsam auf jeder Plattform erkunden können – dies ist ein Game-Changer. Zu den wichtigsten innovativen Funktionen von SpaceForm gehören vor allem die nahtlosen Verbindungen zu anderen Visualisierungsplattformen und die Teilnahme von bis zu 100 Personen für gemeinsame Präsentationen und Rezensionen.

Der virtuelle Arbeitsplatz, tatsächliche und fiktionale Realitäten. Bild: SpaceFrom, UNStudio

Die kollaborative Umgebung der Zukunft
Die jüngste Verschiebung zur Telearbeit hat neue Möglichkeiten eröffnet. SpaceForm lässt die richtigen Plattformen intuitiv zusammenlaufen und reduziert dabei viele Geschäftsreisen. Dazu meint Ben van Berkel von UNStudio: «SpaceForm bietet eine Plattform für das Geschichtenerzählen und die Möglichkeit für Designteams, ein Projekt in ein interaktives Erzählerlebnis zu verwandeln. Es ist die erste Online-Plattform, die umfassende Design-Reviews mit Kunden ermöglicht». Und Bjarke Ingels ergänzt: «In Zukunft wird jedes physische Objekt miteinander verbunden sein, sich gegenseitig und alles dazwischen wahrnehmen. Für jedes physische Objekt wird es einen digitalen Zwilling geben. Für jeden physischen Raum einen virtuellen Raum. SpaceForm ist die erweiterte, kreative, kollaborative Umgebung der Zukunft, die einen sofortigen Zusammenfluss von tatsächlichen und fiktionalen Realitäten ermöglicht – die Gegenwart und die Zukunft verschmelzen in unserem erweiterten Realitätssinn».

«kompetenz60plus.ch»
Mit unserer Erfahrung und Engagement aus der analogen Welt sind wir «Alten» gerüstet, im Team zusammen mit dem digitalen Wissen der «jungen Wilden», Prioritäten und Ideen mit Engagement und auf Augenhöhe in Ergebnisse umzusetzen. «kompetenz60plus.ch» ist ein Sammelbecken für kompetente Senioren, die sich ihrer Verantwortung gegenüber der jüngeren Generation bewusst sind und sich aktiv an der Diskussion über die Zukunft beteiligen wollen. Bitte bringen Sie sich ein und registrieren Sie Ihre Kompetenz kostenlos hier. Wir freuen uns auch über Ihre Kontaktnahme per Mail an: werner@kompetenz60plus.ch, oder hinterlassen Sie Ihren Kommentar weiter unten. Danke!

Werner K. Rüegger, dipl. Arch. SIA AIA
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#186 – Erfahrung von Sparringspartnern

Digitalisierung ist Chefsache
Diesen Frühling wurde vielen KMU bewusst, wo punkto Organisation ihre Stärken und Schwächen liegen. Von einem Tag auf den anderen mussten Arbeiten aus der Ferne abgewickelt werden. Läden blieben geschlossen, Fabrikation und Lieferketten waren unterbrochen. Nach dem anfänglichen Schock musste man sich oft auf abenteuerliche digitale Improvisationen verlassen, beispielsweise im kurzfristig aufgezogenen Onlineverkauf. Dies kostete Zeit und Nerven, schlaflose Nächte bei vielen Firmeninhabern. Zwischenzeitlich haben Unternehmen gelernt, dass Digitalisierung nicht wie lange angenommen, der Feind kreativen Handelns sein muss. Wir sind nicht die Sklaven von schlecht codierten Programmen, sondern haben es in der Hand, Apps individuell nach unseren Bedürfnissen zu entwickeln. Die Webseite eines Berufs- oder Branchenverbands muss auf dem Smartphone genauso nutzerfreundlich erscheinen wie auf dem PC im Büro.

Philips Lumiblade OLED, 2014 Ausstellung in der Schweizer Baumuster-Centrale Zürich, Bild: PM/WKR

Kommunikationskonzepte überdenken
Der Relaunch seiner eigenen Webseite ist für Familie und Freunde zwar ein Ereignis, über alles gesehen und vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen in der Kommunikation, handelt es sich aber eher um ein Detail. Der Austausch von Information erfolgt zusehends auf mobilen Geräten, vom Tablett bis zur Computeruhr. Die Interkonnektivität, Schnittstellen zu verschiedensten Informationen in Folge, schnell und unkompliziert sind heute Standard. Softwarefirmen wie Apple oder Google verankern gewisse Anwendungen zur Vereinfachung auch tiefer im Betriebssystem. Zum Beispiel werden Nutzer so über mögliche Kontakte mit Covid-19-Infizierten gewarnt, ohne dafür erst die App einer Gesundheitsbehörde herunterladen zu müssen, was bei Reisen im Ausland ein Vorteil ist.

Digital-Kompetenz bei Verwaltungsräten nur Nebensache
Verfasst von ICT Kommunikation, 3. Juni 2020: Eine VR-Studie von BDO und Uni St. Gallen zeigt, dass es bei 70% der befragten Unternehmen im VR keine Person gibt, die speziell für den Bereich Digitalisierung verantwortlich ist. Basis für die Studie sind die Angaben von 667 kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) mit maximal 1’000 Mitarbeitenden. Geht es um die Besetzung von Verwaltungsräten, so spielen Wissen und Kompetenz in Bezug auf die Digitalisierung nur eine nebensächliche Rolle. Verwaltungsratspräsidenten stufen diesen Aspekt sogar zumeist als «gar nicht wichtig» oder «weniger wichtig ein». Einen möglichen Grund für die geringe Bedeutung, die Verwaltungsräte der Digitalisierung beimessen, sehen die Studienautoren im Alter der meisten Mitglieder. Nur 10 Prozent der Angehörigen der Kontrollgremien in Schweizer KMU sind jünger als 40 Jahre; ein Drittel ist 60 Jahre alt oder älter.

Zukunft hat Herkunft
Doch Technologie ist nur ein Aspekt von vielen für die erfolgreiche Positionierung am Markt. Im täglichen Austausch mit Führungskräften merkt man vor allem eines: Veränderung muss von «Oben» angestossen werden und da fehlt es oft an Mut. Denn echte Innovation bedingt Neugier, Kompetenz und kalkulierte Risikobereitschaft. Gewerbliche Strukturen und 20 Jahre Hochkonjunktur lassen uns zuweilen in der Komfortzone verharren. Ein «Patron» muss Visionen entwicklen, diese entsprechend kommunizieren und sich mit «Verbündeten» umgeben. Hilfreich ist der Austausch mit Sparringspartnern die nicht nur aus dem eigenen Umfeld stammen. Kompetente Personen, zu denen man ein Vertrauensverhältnis aufbaut und deren Aussensicht man respektiert. Wir «Alte» verfügen oft über Erfahrungen als Resultat jahrelanger Auseinandersetzung mit dem System, kombiniert mit lebenslanger Weiterbildung, Freude und einem hohen Mass an Neugierde.

Erfahrung Teilen
«kompetenz60plus.ch» ist ein Sammelbecken für kompetente Senioren, die sich ihrer Verantwortung gegenüber der jüngeren Generation bewusst sind und sich aktiv an der Diskussion über die Zukunft beteiligen wollen. Wir «Alten», Frauen und Männer, im Team auf Augenhöhe mit den «jungen Wilden», stellen unsere Erfahrung mit Leidenschaft zur Verfügung. Bitte bringen Sie sich ein und registrieren Sie Ihre Kompetenz kostenlos hier. Wir freuen uns auch über Ihre Kontaktnahme per Mail an: werner@kompetenz60plus.ch, oder hinterlassen Sie Ihren Kommentar weiter unten. Danke!

Werner K. Rüegger, dipl. Arch. SIA AIA
Projektadministrator und Initiator


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