#Sitzungen

Künstliche Intelligenz statt analoges Telefonieren
Im Austausch mit Gründern von KMUs stelle ich immer wieder eine gewisse Zurückhaltung gegenüber Digitalisierungslösungen fest. Künstliche Intelligenz KI Ist für viele des Teufels, mitunter wegen der negativen Presse. Verständlich, denn Journalisten und Printmedien sind am meisten gefährdet durch diese Entwicklungen. Ohne seine aktuellen Bedürfnisse bei Neugründungen zu hinterfragen ist die Gefahr gross, dass man aus Bequemlichkeit (so machen es auch die Anderen) lediglich gewohnte Abläufe (von Hand!) digitalisiert, ohne mögliche Alternativen zu prüfen. Ein KMU wendet zum Beispiel viel Energie, Zeit und finanzielle Mittel für eine neue Webseite auf, obwohl Werbeauftritte in den sozialen Medien dank Automatisierung vielleicht eine grössere Reichweite entfalten und kostengünstiger sind. Ein weiteres Beispiel betrifft die interne Kommunikation. KI kann auf einer Kollaborationsplattform unzählige Sitzungsprotokolle dank einer globalen Suchfunktion welche die Zusammenhänge erkennt, mittels individueller Zugriffsrechte schnell finden. Schwierig wird die Kommunikation wichtiger Entscheide per Telefon, da jegliche Rückverfolgbarkeit fehlt, oder der Zugriff auf wichtige Unterlagen unterwegs meist mangelhaft ist. Immer geht es dabei um Kommunikation und wie wir kommunizieren prägt unser Geschäft.

Sitzungen sind zu oft Zeitverschwendung
Nicole Kopp, Arbeits- und Organisationspsychologin und Mitbegründerin der Beratungsfirma GoBeyond schreibt zum Thema Kommunikation in der NZZ Kolumne vom 20.Juli 2024 unter dem Titel: «Die meisten Sitzungen sind unnötig. Schaffen wir sie einfach ab!» über die asynchrone Art sich auszutauschen. Beim Lesen nehmen wir Informationen viel besser und schneller auf als beim Zuhören. Deshalb sind Meetings ungeeignet zur Wissensvermittlung. Es gibt effizientere Formen der Zusammenarbeit. Gemäss Studien von Microsoft hat die Anzahl der Meetings pro Person hat seit Beginn der Corona-Pandemie um 150 Prozent zugenommen, Wissensarbeitende verbringen im Schnitt 35 bis 50 Prozent ihrer Zeit damit. Gemäss einer Studie von Leslie Perlow, Professorin an der Harvard Business School, finden 71 Prozent der Führungskräfte Meetings unproduktiv und ineffizient, und 65 Prozent sagen, dass Meetings sie von der Erledigung ihrer Arbeit abhielten.

Wilhelm Schmid, Schweizer Maler (1892-1971): La Cena (Abendmahl / Heliand) 1946, Gemälde im Besitz der Eidgenossenschaft

Zusammenarbeit bedingt, miteinander zu kommunizieren
Unser Gehirn verarbeitet Informationen je nach Kommunikationsart unterschiedlich schnell, schreibt Nicole Kopp weiter. Studien zeigen: Wir lesen etwa viermal schneller, als wir schreiben. Und wir sprechen etwa doppelt so schnell, wie wir zuhören und verstehen. Das bedeutet, dass synchrone, also zeitgleiche Kommunikation relativ langsam ist. Die asynchrone, zeitversetzte Kommunikation, bei der wir schreiben und lesen, ist schneller. Wenn Meetings für die mündliche Übermittlung von Informationen eingesetzt werden, ist das folglich viermal langsamer, als wenn die Beteiligten die Informationen lesen. Dieses Wissen scheint noch lange nicht in allen Köpfen angekommen zu sein, denn die meisten Wissensarbeitenden kennen das Gefühl, in einem Meeting zu sitzen, das auch eine E-Mail hätte sein können. Wenn der Sitzungsmarathon wegfällt, erledigen Menschen ihre Aufgaben, wann und wo es ihnen am besten in den Arbeitstag passt. Gleichzeitig wird der Fokus gestärkt, da man sich auf die Aufgaben konzentrieren kann, anstatt während Meetings Multitasking zu betreiben, wie es die meisten Menschen tun.

Ein Aufruf zu mehr asynchronem Arbeiten
Asynchrones Arbeiten bedeutet, dass man zeitlich unabhängig voneinander in Einzelarbeit einen wertvollen Beitrag für das Ganze leistet. Dies ist beispielsweise das Bearbeiten von Dokumenten, das Ergänzen von Ideen auf einem digitalen Ideen-Board oder das Programmieren eines Codes. Ist dieser Schritt getan, können andere das Geleistete anschauen, ergänzen oder kommentieren – ebenfalls asynchron. Natürlich braucht es immer mal wieder eine Synchronisation, in der alle zusammenkommen, um gemeinsam Entscheidungen zu treffen, Prioritäten zu setzen und die nächsten Aufgaben zu verteilen. Im Gegensatz zur gewohnten Arbeitsweise überwiegt aber die Einzelarbeit und damit die schriftliche Arbeit. Nicole Kopp ist der Auffassung, dass asynchrone Arbeitsweisen auch die Ideenvielfalt vergrössern. In Meetings werden oft nur die lautesten Stimmen gehört, und introvertierten Personen fällt es schwer, in solchen Momenten ihre Ideen und Kommentare einzubringen. «Mir fällt erst nach der Sitzung ein, was ich zum Thema noch sagen möchte», erzählte ihr ein Kunde, der sich als introvertiert bezeichnet.

Informationen be-greifbar machen
Dann höre ich immer wieder von Unternehmern, die nicht gerne schreiben oder lesen und dabei ihre Verantwortung delegieren. Alle Teammitglieder sind im Umgang mit Verantwortung und Transparenz dafür verantwortlich, sich die benötigten Informationen selbst zu beschaffen. Dabei gibt es eine Hol- statt eine Bringschuld. Und wenn der eigene Arbeitsschritt fertig ist, muss aktiv Feedback eingeholt werden. Dieser Arbeitsmodus klappt nur, wenn die digitale Infrastruktur im Unternehmen eine hohe Transparenz ermöglicht: Informationen und Dokumente müssen für alle auffindbar und zugänglich sein. In einer Studie des Plattformanbieters Miro gaben 61 Prozent der Befragten an, dass asynchrones Arbeiten das Ausmass ihrer Erschöpfung senke. Denn das Arbeiten sei flexibler, weniger stressig, und es sei einfacher, Pausen zu machen. Sitzungen sollten so rar sein, dass wir uns auf sie freuen schreibt Nicole Kopp.

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Das Büro: Ort des Austauschs und der Inspiration
Die Corona-Pandemie hat uns den Stellenwert intensiver Kommunikation näher gebracht. Auch wenn wir «Alten» uns das vielfach nicht eingestehen, haben wir in den letzten zwei Jahren unter einem Kommunikationsdefizit gelitten. Wir waren teilweise isoliert, mit unseren Gedanken alleingelassen. Die ursprüngliche Begeisterung zu Beginn der Pandemie im Frühjahr 2020 für die Arbeit im «Homeoffice» ist der Erkenntnis gewichen, dass der Austausch unter Kolleg:innen auf Distanz markant schwieriger ist. Die emotionale Bedeutung des Büros wird trotz dem Arbeiten von zu Hause zunehmen, glaubt der Architekt Antonino Vultaggio im Interview mit world-architects vom 4. April 2022. Zuhause muss man viel aktiver sein als im Büro, man muss Fragen stellen und Anrufe organisieren, um auf dem Laufenden zu bleiben. Auch die soziale Komponente ist betroffen. Digitale Meetings und Telefonate, WhatsApp-Nachrichten und E-Mails können die persönliche Interaktion nicht ersetzen. Wir mussten erkennen: Das Homeoffice ist nicht der primäre Arbeitsplatz der Zukunft; es ergänzt vielmehr die bestehende Vielfalt an Arbeitsformen.

SBCZ – Online Übertragung von Veranstaltungen während der Corona-Pandemie 2020-2022

Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen
Insbesondere kreative Prozesse werden auch weiterhin im Büro stattfinden, wo Menschen miteinander interagieren. Im Korridor, vor der Kaffeemaschine oder beim gemeinsamen Zmittag offenbaren sich oft spontan Lösungen zu anstehenden Problemen. Dafür müssen die Räumlichkeiten so gestaltet sein, dass Mitarbeitende gerne zusammenkommen, gleichzeitig muss aber weiterhin konzentriertes Arbeiten möglich sein. Das bedingt die Schaffung unterschiedlicher Orte, je nach Aufgabenstellung. Die Corona-Krise hat aber auch Schwachstellen der verschiedenen Zusammenarbeitsmodelle beleuchtet. «Es gibt ein paar Trends, die dazu geführt haben, dass Meetings während der Corona-Krise ineffizient wurden», sagt Philipp Kolo, Personalexperte bei der Unternehmensberatung Boston Consulting Group (BCG). «Mehr Leute in einem Meeting zuzuschalten, ist in einer Videokonferenz sehr einfach. Das hat Vorteile, es bedarf aber auch einer sehr viel höheren Stringenz im Sitzungsmanagement.» Häufige Klagen: eine zu grosse Teilnehmerschar, überflüssige Wortmeldungen, mangelnde Struktur. Im Artikel auf ZEIT ONLINE vom 12. April 2022 «Arbeitszeitvernichtung durch Besprechungen» der Deutschen Presse-Agentur (dpa), stellen die Autoren fest, wie das Management und Mitarbeitende einen steigenden Teil ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen – mit potenziell schädlichen Folgen für Unternehmen und Motivation der Belegschaft.

Die Kosten qualvoller Sitzungen
Der von ineffizienten Besprechungen verursachte Schaden kann demnach weit über die reine Zeitverschwendung hinausgehen. Gemäss Nale Lehmann-Willenbrock, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Hamburg, sind Besprechungen immer dann sinnvoll, wenn gemeinsam Probleme gelöst, Prozesse abgestimmt oder neu angepasst werden müssen oder wenn auf Krisen reagiert werden muss. Doch ein mehr oder minder offenes Geheimnis in vielen Unternehmen ist, dass firmeninterne Politik, Macht- und Kompetenzgerangel eine mindestens ebenso grosse Rolle spielen wie das eigentliche Thema der Besprechungen. «Die Schätzungen zu verschwendeten Kosten durch ineffektive Meetings schwanken etwas in der Literatur, sind aber ein in der Forschung anerkanntes und weitreichendes Problem», sagt Professorin Lehmann-Willenbrock. Sie stellt fest: «Der mangelnde Return on Investment bei Meetings betrifft insbesondere Führungskräfte, da diese extrem viel Arbeitszeit in unterschiedlichen Sitzungen verbringen und gleichzeitig höhere Personalkosten erzeugen.» «Schwafelige» Meetings sind aber auch schädlich für das psychologische Wohlbefinden und das Engagement der einzelnen Mitarbeitenden. BCG-Personalexperte Kolo meint: «Wichtig ist die Strukturierung der Sitzungen, die Reduzierung der Teilnehmerzahl, und die Begrenzung der Zeit. Und: Dass ganz klar ist, was jeder Teilnehmer beitragen kann und soll.» Am Ende des Meetings sollten die To-Dos festgelegt sein, inklusive Verantwortlichkeiten und Zeitplan. Sitzungsprotokolle müssen innerhalb Tagesfrist den Teilnehmenden zum Kommentar zugänglich sein.

«Two Pizza Teams» und «Brownbag-Lunch»
Philipp Kolo verweist auf die grossen US-Techkonzerne, in der Unternehmenswelt bekannt für ihre straffen Vorgaben. Ein Beispiel sind die bei Amazon üblichen «Two Pizza Teams». Eine Arbeitsgruppe samt ihrer Meetings soll nicht mehr Mitglieder haben, als von zwei Pizzen satt werden. Ein Amazon-Meeting dauert in der Regel zwischen 45 und 60 Minuten, die Zeit soll exakt eingehalten werden. Auftakt ist das gemeinsame Lesen eines zuvor vorbereiteten maximal sechsseitigen Dokuments, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Apropos Stand: Manche Unternehmen räumen die Stühle aus ihren Sitzungszimmern und statten diese mit Stehtischen aus, sagt BCG-Berater Kolo. «Dann gibt es keine Meetings mehr, in denen die Leute sitzen, Kaffee trinken und Kekse essen.» Doch es gibt auch die sinnvolle Möglichkeit Essen, Lernen und Kommunikation zu kombinieren. Als ehemaliger Leiter der SBCZ Schweizer Baumuster-Centrale Zürich, übernahm ich erfolgreich, das aus den USA bekannte Format des Brownbag-Lunch: Man trifft sich über Mittag im Konferenzzimmer, wo das Management bei Sandwich und Getränk über anstehende Entscheide kommuniziert. In der Centrale sind es jeweils über hundert Gäste, welche sich in der Mittagspause beim offerierten Brownbag-Lunch über ein aktuelles Thema in der Bauwirtschaft informieren. Im Anschluss besteht die Möglichkeit sich mit Referierenden bilateral auszutauschen, ohne die übrigen Teilnehmenden mit überflüssigen Fragen zu langweilen.

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