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Digitalisierung im KMU
Die Digitalisierung betrifft Privatpersonen wie Unternehmen und wird viel diskutiert. Und das nicht ohne Grund: Digitale Technologien schaffen neue Geschäftsmodelle und bieten das Potenzial, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, neue Kundensegmente zu erschliessen und die Bindung zur Bestandeskundschaft zu erhöhen. Die Entwicklung zum KMU 4.0 ist ein mehrstufiger Prozess und muss an die individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens angepasst werden. Sie setzt jedoch eine offene Einstellung zur Technologie, Durchhaltewillen und Weitsicht voraus, denn die Transformation eines KMU geschieht nicht von heute auf morgen. Als «Alter» Mentor in Jungunternehmen der Architekturbranche erlebe ich aktuell das Gegenteil. Denn die Digitalisierung ist nicht ohne Herausforderungen. Es braucht Investitionen, sowohl in Technologie als auch in die Weiterbildung der Firmengründer und deren Mitarbeitenden. Deshalb ist es wichtig, dass KMU eine klare Strategie für ihre digitale Transformation entwickeln, weg von «so haben wir das immer gemacht». Sie ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und neue Geschäftsfelder zu erschliessen. KMU, die eine digitale Transformation durchlaufen, sind wettbewerbsfähiger. Sie können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Produkte und Dienstleistungen besser an die Bedürfnisse ihrer Kundinnen und Kunden anpassen.

Herausforderungen und Chancen digitaler Transformation
Jennifer Bächtold, Content & Advertising Managerin bei der AXA, beschreibt in KMU Today vom 3. Januar 2024 wie automatisierte und effizientere Prozesse, Innovationsfähigkeit und Kosteneinsparungen bringen. Und wem das noch nicht reicht, der positioniert sich dank Digitalisierung als attraktivere, zeitgemässe Unternehmung in den Augen von Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kund:innen. Doch gerade bei kleinen Betrieben besteht die Herausforderung im mangelnden Know-How der Gründer oder den limitierenden finanziellen Ressourcen und kann damit eine grosse Hürde darstellen. Diese muss man jedoch überkommen und Prioritäten setzen um weiterhin am Markt bestehen zu können. Zu den Chancen, welche die Digitalisierung bietet, sollten KMUs aber auch die damit einhergehenden Herausforderungen nicht unterschätzen. Dazu gehören beispielsweise die Aktualisierung von Webseiten oder Fragen zur IT-Sicherheit, des Datenschutzes und der Anpassung der Unternehmenskultur an die digitalen Veränderungen. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es wichtig, eine klare digitale Strategie zu entwickeln, die von allen Beteiligten gelebt werden muss.

Wichtige Bereiche der Digitalisierung
Buchhaltung, Vertragswesen oder Marketingaktivitäten, lassen sich wie nahezu jeder Bereich durch Digitalisierung optimieren. Die Einführung entsprechender Systeme erfordert zwar zunächst eine finanzielle und zeitliche Investition, die langfristigen Einsparungen machen diese aber mehr als wett, gerade wenn das KMU einen Wachstumsprozess durchläuft, sind doch die Systeme bereits darauf vorbereitet. Webseiten sind für potenzielle Kund:innen das Fenster zur Unternehmung und beeinflussen unsere Wahrnehmung derselben. Unübersichtliche und wenig ansprechende Webseiten, mangelhafte Navigation oder schwer auffindbare Informationen sind deshalb kontraproduktiv. Cloud Computing ermöglicht die Nutzung von IT-Ressourcen über das Internet, Orts-, Geräte- und Zeitunabhängig, ohne in teure Hardware investieren zu müssen. Zudem ermöglichen Cloud-Computing-Lösungen wie Microsoft Sharepoint oder Google Drive, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. In der Vermarktung seiner Dienstleistungen bietet die Digitalisierung viele Möglichkeiten, wie erhöhte Sichtbarkeit in den sozialen Medien und automatisierter Versand von Newslettern mittels künstlicher Intelligenz. Dabei darf die Sichtweise von Geschäftspartnern und Kund:innen nicht vergessen gehen, auch bei Rückfragen oder Kontaktmöglichkeiten, die eine Vertrauensbasis schaffen. Digitale Lösungen müssen ohne grossen Aufwand, auch kurzfristig intern, angepasst werden können und die Daten müssen geschützt sein. Digitalisierung ist kein IT-Projekt, sondern ein ganzheitlicher Prozess, der die Unternehmensstrategie, die Mitarbeitenden und die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, umfasst.

Die leeren Versprechen zur Digitalisierung
Im ECO-Talk mit Reto Lipp vom 16. September 2024 mit Nicole Burth, Leiterin Kommunikations-Services bei der Post, wurde auch das elektronische Patientendossier EPD erwähnt. Ich habe meines mittels SwissID eröffnet, doch es bleibt leer, eine Kommunikation ist unmöglich. So erging es mir in der Vergangenheit immer wieder. Wir installieren SwissPass, SwissCard, Covid-19 und ähnliche Apps, um nach Monaten herauszufinden, dass einige nicht mehr weiter verfolgt werden und deshalb vom Netz genommen wurden. Bundesnahe Betriebe digitalisieren auf Vorrat, weil das Geld gesprochen wurde, ohne ein Gesamtkonzept, einen Plan oder Überblick zum zukünftigen Einsatz und dessen Folgen. Das ist ärgerlich. Die Post, die ihre Stellung in der Gesellschaft verteidigt, bei gleichzeitigem Abbau ihres Angebots. Ein Betrieb, der die mit Steuergeldern teuer erstellten Filialen wie Gemischtwarenläden betreibt. Eine Post-Bank, die keine «wirkliche» Bank ist, sich am Kreditmarkt aber als Konkurrentin zu privaten Unternehmen positioniert. Ein «Softwareunternehmen», das für unser Vertrauen wirbt und dann zugeben muss, dass vieles noch nicht marktreif ist. Versuchen Sie einmal, über unzählige «Hürden», die Tarife zum Postversand herauszufinden. Das ist ermüdend.

NotebookLM
Wohin die technologische Entwicklung führt, zeigt ein neues Werkzeug von Google: «NotebookLM». Die Plattform erstellt aus Textdokumenten kurzweilige Audio-Files, die tönen wie professionell erstellte Podcasts. Speist man beispielsweise den obigen Kommentar über die leeren Versprechen zur Digitalisierung zum ECO-Talk mit Reto Lipp auf Deutsch ein, erscheint umgehend eine Zusammenfassung in Englisch (hier in der Übersetzung mit «Google translate»):

Der Text drückt Frustration über den Stand der Digitalisierung in der Schweiz aus und nennt dabei insbesondere das Beispiel des elektronischen Patientendossiers (EPD). Der Autor kritisiert den Ansatz der Regierung zur Digitalisierung und argumentiert, dass dieser von mangelnder Planung und Fokussierung auf kurzfristige Gewinne geprägt sei. Der Autor kritisiert auch die Schweizerische Post und hebt ihre widersprüchliche Haltung zur Digitalisierung bei gleichzeitiger Reduzierung ihrer Dienstleistungen hervor. Der Text legt nahe, dass die Digitalisierungsbemühungen in der Schweiz ihre Versprechen nicht einhalten und die Bürger desillusioniert zurücklassen.

Das Audio-File (3:51, nur englische Version verfügbar)

Auf Wunsch erstellt das Programm in einigen Minuten ein Audio-File. Zwei maschinengenerierte «Stimmen», eine weibliche und eine männliche, erläutern den Inhalt während rund vier Minuten auf unterhaltsame Weise. Die Technologie, welche sich noch im Anfangsstadium befindet und in der Testphase noch Fehler und Halluzinationen produziert, wird auf absehbare Zeit Geschäftsprozesse in KMUs vereinfachen um die Fokussierung auf Kernkompetenzen zu ermöglichen.